Partager des feuilles de temps lors de la facturation avec Odoo

2 modes de partage sont proposés: ajout d'un pdf au mail de facture ou à l'envoi Peppol (possible à partir de Odoo 17), et consultation via le portail.

Le mode email a l'avantage d'être super simple, à la fois pour l'émetteur et le récepteur. Conseillé pour une gestion en masse de petits projets ou supports.

Le mode portail offre un rapport plus détaillé et permettant des recherches et regroupements. Conseillé pour une gestion de grands comptes, où les clients ont besoin d'utiliser le portail dans la collaboration (suivi des tâches ou tickets).

Flux email - idéal si beaucoup de clients et peu de timesheets par client

Un rapport de timesheets est imprimable depuis toute facture générée à partir de feuilles de temps.

Il peut être ajouté manuellement comme pj à l'envoi d'une facture.

Ou en masse depuis le modèle de mail dédié aux factures.

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MAIS ce pdf sera envoyé avec chaque facture, même s'il n'y a pas de feuille de temps. Dans ce cas, le pdf sera vide. C'est bizarre. Vaut mieux limité cela à un modèle de mail limité à certains flux (via la configuration d'un modèle de devis ou d'abonnement spécifique). Ne pas mettre cela dans le modèle de mail par défaut des factures.

Flux portail - idéal pour grands comptes

La personne qui reçoit les factures peut visualiser les timesheets depuis la facture.

L'accès à cet écran nécessite un droit d'accès portail sur le client principal lié à la facture. Si l'accès portail est libre, le client peut créer son compte en suivant les étapes. Sinon il faut lui envoyer une invitation à créer ce compte.

Prestations venant du module Assistance

Les feuilles de temps sont directement visibles par le client une fois connecté en tant qu'utilisateur portal.

Prestations venant du module Projet

Un droit d'accès sur le projet est nécessaire également.

Rendre le projet public.

Ajouter les personnes pouvant accéder aux feuilles de temps.

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Les personnes ajoutées comme membres externes du projet sont ajoutées automatiquement comme abonnées des nouvelles tâches du projet. Et Odoo propose automatiquement de les mettre dans la boucle de tout message envoyé depuis ces tâches. Cela n'est pas nécessairement désiré. Puisqu'il faut au moins cocher une case pour que la personne soit conservé comme un membre du projet.. nous conseillons de cocher ACTIVITES, car cela ne génère une notification que si l'activité est attribuée à la personne en question.

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Si l'activation des comptes portail est sujette à invitation, une option permet ici d'ajouter un accès portail aux contacts sélectionnés. Attention que cela n'envoie pas d'invitation à créer un compte. Il est nécessaire de le faire par après. Donc autant ne pas le faire depuis ici (fonctionnalité perfectible) et passer par le menu des clients comme montré plus haut.