✅ Un conseil: Démarrez dès maintenant!
❌N'attendez pas le 1er janvier 2026!
1. Pourquoi tout ce boucan à propos de Peppol?
On parle de l'obligation d'e-facturation pour les assujettis TVA belges, càd d'envoyer ET recevoir leurs factures via le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).
Peppol n'est pas une plateforme mais un routage entre émetteurs et destinataires. On ne doit pas s'y inscrire! Cela se fait obligatoirement via des points d'accès certifiés, comme Odoo.
Odoo est un des seuls logiciels à proposer la compatibilité de manière gratuite. Il n'y a pas de supplément à activer Peppol en plus du module comptable (y compris en version gratuite 1 app).
⚖️ Obligations légales
- Dès le 1er janvier 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA uniquement.
- Pour les clients également assujettis à la TVA... Les autres sociétés ne sont pas tenues de s'équiper pour recevoir les factures via Peppol.
- 🚫 Pas d’obligation pour : tickets de caisse, pro forma, non-assujettis TVA, secteur santé, envoi à des clients hors Belgique.
Les non-assujettis peuvent cependant déjà utiliser l'e-facturation. Cette obligation n'est pas restrictive pour les organisations non concernées.
2. Comment activer?
L'enregistrement se fait directement depuis Odoo. Il n'y a pas de plateforme Peppol à proprement parler.
- Accédez à Paramètres → Comptabilité.
- Dans Comptabilité → Facturation électronique PEPPOL, cliquez sur Activer.
- Vérifiez les informations de votre société (n° TVA requis).
⚠️Peppol est par défaut activé pour l'envoi et la réception. Si vous ne souhaitez pas recevoir vos factures d'achats dans Odoo, il est obligatoire d'activer Peppol dans le logiciel adéquat au préalable.
Si vous ne souhaitez pas recevoir vos factures d'achats dans Odoo, il est obligatoire d'activer Peppol dans le logiciel adéquat au préalable. Peppol est par défaut activé pour l'envoi et la réception.
Si Peppol est déjà activé dans un autre système, seul l'envoi de factures de ventes sera activé (à partir de Odoo 18). Pour transiter complètement de système, une clé de migration peut être introduite dans Odoo afin de déprécier l'ancien système.
Peppol est disponible à partir de Odoo 17. Si vous utilisez une version antérieure, contactez-nous pour prévoir une mise à niveau.
Odoo 17 ne permet qu'une gestion complète des flux entrants et sortants. Si vous souhaitez juste utiliser Odoo pour l'envoi de factures et activer Peppol pour la réception de vos factures dans un logiciel de comptabilité, il est nécessaire de passer à Odoo 18.
3. Comment envoyer des factures clients?
⚙️Paramétrage
- Si vous avez déjà des clients qui vous ont notifié être enregistrés, vérifiez cet enregistrement via l'onglet Comptabilité de la fiche Contact.
Si bien enregistré, le statut passe à"Valide" et le mode d'envoi des factures à "par Peppol".
Après un premier test d'envoi, faites une vérification en masse sur tous vos clients, afin de transiter automatiquement vers ce mode pour tous ceux déjà enregistrés.
💡 N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide pour la mise à jour en masse de vos clients
📤Envoi
Odoo propose alors d'envoyer par Peppol automatiquement depuis les factures.
Pour l'envoi en masse, Odoo permet de gérer chaque envoi de manière autonome, en fonction du mode d'envoi. Un avertissement apparait lorsque l'envoi Peppol est activé sur le client mais que son statut de connexion n'est pas valide, ou lorsque la facture a été générée avant un changement du mode d'envoi du client (comme ci-dessous).
L'envoi en masse se fait via un job automatique toute les heures. La récupération du statut d'envoi se fait toutes les 12 heures.
💡 Dans la phase de transition, il est encore possible d'envoyer à la fois par mail et par Peppol en cochant les cases correspondantes. Attention que certains clients pourraient se plaindre d'avoir reçu 2 fois la facture...
A partir du 1er janvier, l'envoi par mail ou courriel est encore permis mais n'aura plus aucune valeur.
Dans la phase de test, il est possible d'accélérer ces délais d'envoi et de notification via les actions planifiées du système par un utilisateur avancé (Envoyer des factures automatiquement, PEPPOL : mettre à jour le statut du message).
📊 Suivi des statuts
👉 Toujours vérifier que vos factures sont bien réceptionnées.
Un statut d'envoi est visible dans le formulaire de facture ou en vue liste.
2 statuts d'erreur peuvent apparaître:
- Error : blocage par Odoo, le réseau ou Mercurius.
- Skipped : blocage par le destinataire.
Dans les 2 cas, un réenvoi manuel est nécessaire.
⚠️Dans Odoo 18, il n'y a (pas encore) d'avertissement en cas d'erreur. Il est donc important de jeter un oeil à ces statuts le lendemain d'un envoi, en regroupant les factures par Statut PEPPOL. Puis de procéder à la correction et de renvoyer la facture.
Odoo n'empêche pas de renvoyer plusieurs fois la même facture via PEPPOL sans avertissement. Soyez vigilants à ne procéder à l'envoi que pour des factures marquées comme non envoyées. La plupart des logiciels comptables bloquent la réception de doublons PEPPOL mais ce n'est pas systématique.
⚠️ Cas particuliers
- Facture envoyée trop vite → émettre une note de crédit.
Pour les envois en masse, il est possible de stopper l'envoi depuis la facture, et de corriger avant un renvoi. - Pièces jointes → préférer les liens dans le corps de la facture ou dans les conditions générales.
Par exemple: Veuillez consultez nos feuilles de temps (travail en régie) depuis le portail client. - Clients étrangers → Il est possible d'utiliser le réseau Peppol pour envoyer vos factures à l'étranger via le même fonctionnement.
4. Comment traiter les factures entrantes des fournisseurs?
📥 Démarrage
Si certains fournisseurs proposent d'activer l'envoi Peppol, faites-le dès maintenant! Ou demandez à quelques uns de vos principaux fournisseurs s'ils peuvent déjà le faire.
Cela permet de tester le processus et d'adapter la gestion interne.
Les factures entrantes sont importées toutes les 12 heures dans Odoo. Elles arrivent à l'état brouillon, si l'auto-postage n'est pas activé sur le fournisseur.
✅ Bonnes pratiques
- Vérifiez les doublons, montants et codes de taxe avant postage. Odoo ne bloque pas la multiple réception de la même facture mais avertit via un bandeau dans le formulaire de facture. Il peut également y avoir des différences de montant entre le fichier xml et la transcription des lignes (ex. dans le cas d'un choix de taux de tva erroné par le système).
- Évitez l’auto-postage. Une vérification est toujours préférable, surtout au début. Odoo pouvant auto-poster des doublons notamment.
- Vérifiez l’imputation comptable dans le grand livre, plutôt qu'au postage de la facture.
- Appliquez des valeurs analytiques
- par défaut: Comptabilité \ Configuration \ Modèles de distribution analytique
- par gestion en masse: Comptabilité \ Comptabilité \ Ecritures comptables.
- plutôt que de le faire au postage de la facture.
5. Comment gérer la réception et l'approbation des factures entrantes?
- Odoo 17 et 18: uniquement possible depuis le module de comptabilité. Pour faire approuver des dépenses avant d'effectuer le paiement, il est préconisé d'utiliser des activités à assigner aux responsables de départements. Pour les plus gros volumes de données, il est possible d'automatiser cette assignation via la fonctionnalité de validation sur les boutons avec Odoo Studio.
- Odoo Online 18.3+ (futur Odoo 19): la possibilité de traiter les factures entrantes depuis le module Documents a été rendue compatible avec Peppol. Ce module permet de configurer des flux de gestion documentaire, et donc d'approbation, de manière tout-à-fait standard en utilisant des rôles attribués à des utilisateurs.
En bref
- ✅ Démarrez dès maintenant : testez les envois et informez vos clients. Adaptez vos processus de réception.
- 🔎 Vérifiez toujours les statuts et accusés de réception.
- 🧾 Corrigez via note de crédit si erreur.
- 📎 Utilisez des liens à la place des pièces jointes.