✅ Un conseil: Démarrez dès maintenant!
❌N'attendez pas le 1er janvier 2026!
1. Pourquoi tout ce boucan à propos de Peppol?
On parle de l'obligation d'e-facturation pour les assujettis TVA belges, càd d'envoyer ET recevoir leurs factures via le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).
Peppol n'est pas une plateforme mais un routage entre émetteurs et destinataires. On ne doit pas s'y inscrire! Cela se fait obligatoirement via des points d'accès certifiés, comme Odoo.
Odoo est un des seuls logiciels à proposer la compatibilité de manière gratuite. Il n'y a pas de supplément à activer Peppol en plus du module comptable (y compris en version gratuite 1 app).
⚖️ Obligations légales
- Dès le 1er janvier 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA uniquement.
- Pour les clients également assujettis à la TVA... Les autres sociétés ne sont pas tenues de s'équiper pour recevoir les factures via Peppol.
- 🚫 Pas d’obligation pour : tickets de caisse, pro forma, non-assujettis TVA, secteur santé, envoi à des clients hors Belgique.
Les non-assujettis peuvent cependant déjà utiliser l'e-facturation. Cette obligation n'est pas restrictive pour les organisations non concernées.
Les assujettis doivent donc tenir compte de l'équipement des non-assujettis et continuer à envoyer les factures de manière classique si nécessaire.
2. Comment activer?
L'enregistrement se fait directement depuis Odoo. Il n'y a pas de plateforme Peppol à proprement parler.
- Accédez à Paramètres → Comptabilité.
- Dans Comptabilité → Facturation électronique PEPPOL, cliquez sur Activer.
- Vérifiez les informations de votre société (n° entreprise requis).
Par défaut, Odoo propose de s'enregistrer dans le répertoire des numéros d'entreprises belges. Il est également possible de s'enregistrer dans celui des numéros de TVA. Les 2 répertoires sont maintenant compatibles entre eux, ce qui signifie qu'une société peut être trouvée depuis n'importe lequel des 2. Donc le choix n'a plus d'importance.
⚠️Peppol est par défaut activé pour l'envoi et la réception. Si vous ne souhaitez pas recevoir vos factures d'achats dans Odoo, il est obligatoire d'activer Peppol dans le logiciel adéquat au préalable. Peppol est par défaut activé pour l'envoi et la réception.
Si Peppol est déjà activé dans un autre système, seul l'envoi de factures de ventes sera activé (à partir de Odoo 18). Pour transiter complètement de système, une clé de migration peut être introduite dans Odoo afin de déprécier l'ancien système.
Peppol est disponible à partir de Odoo 16. Si vous utilisez une version antérieure, contactez-nous pour prévoir une mise à niveau.
Odoo 16 et 17 ne permettent qu'une gestion complète des flux entrants et sortants. Si vous souhaitez juste utiliser Odoo pour l'envoi de factures et activer Peppol pour la réception de vos factures dans un logiciel de comptabilité, il est nécessaire de passer à Odoo 18.
3. Comment envoyer des factures clients?
⚙️Paramétrage
Pour commencer à envoyer via Peppol, indiquez le répertoire Peppol (TVA belge ou Registre de commerce belge) ainsi que le numéro d'entreprise ou le numéro de TVA dans l'onglet Comptabilité > Factures clients de vos clients. Comme expliqué plus haut, le choix du répertoire Peppol n'a plus d'importance. Les 2 sont compatibles.
Nous recommandons de le faire en masse. Pour cela, filtrez vos clients nécessitant ce changement (enregistrez ce filtre dans vos favoris)...
... et exportez les dans Excel pour compléter ces 2 valeurs.
Pour trouver les non-assujettis, il est indispensable d'utiliser le répertoire 0208 Numéro d'entreprise. Pour les autres, peu importe, mais il faut utiliser le bon format ("BE" pour répertoire TVA).
Ensuite, réimportez ce fichier dans Odoo.
📢 Prévenir avant d'agir
En utilisant le même filtre, envoyez un email à vos clients pour:
- annoncer la transition anticipée vers Peppol,
- annoncer que l'envoi se fera uniquement par Peppol lorsque le client est trouvé via le réseau (-> v18) ou multiple (Peppol et email, en v19)
- et savoir s'il faut adapter les modes d'envoi (changer la personne à notifier par email, désactiver l'envoi d'email, ne pas envoyer par Peppol temporairement, etc.).
Cela permet de s'assurer que l'envoi donnera bien suite côté client.
🦺 Afin de préparer le terrain pour les utilisateurs en charge de facturer, il est possible de détecter d'avance les partenaires déjà enregistrés sur le réseau Peppol depuis la vue liste des contacts, ou en debug mode depuis le formulaire.
Cela permet de s'assurer que tout se passera bien lors de l'envoi. Mais cette étape n'est plus indispensable pour la suite du processus. Odoo effectuant cette recherche lors de l'envoi de facture, et notifie en cas d'erreur. Mais il faut alors expliquer à la personne en charge de la facturation ce qu'il faut faire pour corriger une erreur d'encodage de ces champs.
Si le partenaire est trouvé, le statut passe à "Valide".
📨Mode d'envoi
Jusqu'à la version 18, le mode d'envoi des factures passe à "par Peppol" automatiquement après une première tentative d'envoi ou après test réussi de détection. Odoo ne gère qu'un type d'envoi à la fois pour chaque facture.
Si on veut envoyer la facture par Peppol, et par email à l'adresse de facturation, il faut procéder à l'envoi email manuellement après l'envoi Peppol. Pour faciliter cela, il est conseillé d'ajouter une étiquette sur l'adresse de facturation et de filtrer les factures correspondantes.
A partir de la 19, les 2 modes d'envoi peuvent être traités automatiquement par le système. Ce champ reste donc vide par défaut.
Attention que cela pourrait poser des problèmes chez les clients qui pourraient se retrouver avec un doublon dans leur comptabilité. Il faut que le processus du client puisse gérer correctement cette double réception.
A partir du 1er janvier, l'envoi par mail ou courriel est encore permis mais n'aura plus aucune valeur légale.
💡 N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide pour la mise à jour en masse de vos clients
📤Envoi
Pour tous les clients où les 2 champs Peppol sont remplis et valides, Odoo propose alors d'envoyer les factures par Peppol. Un test de validité est effectué pour les clients encore non recherchés. Si Peppol est proposé, c'est que le client est valide.
Si pas valide, Odoo propose d'envoyer par email.
Un avertissement apparait lorsque l'envoi Peppol est activé sur le client mais que les champs Peppol ne sont pas remplis.
L'envoi en masse se fait via un job automatique 1x par jour. La récupération du statut d'envoi se fait également 1x par jour.
💡 Dans la phase de test, il est possible d'accélérer ces délais d'envoi et de notification via les actions planifiées du système par un utilisateur avancé (Envoyer des factures automatiquement, PEPPOL : mettre à jour le statut du message).
💡 Si la facture est déjà lettrée avec un paiement, l'information est propagée via le fichier xml, pour éviter que le client ne paye 2 fois la facture. Cela marche avec les 2 flux de paiement d'Odoo: lettrage avec une ligne de banque ou enregistrement d'un paiement depuis la facture (paiement manuel ex. acompte, paiement via une plateforme de paiement intégrée type Stripe ou Mollie).
📊 Suivi des statuts
👉 Toujours vérifier que vos factures soient bien réceptionnées. Ce point n'est pas intuitif dans Odoo à ce stade.
Un statut d'envoi est visible dans le formulaire de facture ou en vue liste dans les champs optionnels.
2 statuts d'erreur peuvent apparaître:
- Error : blocage par Odoo, le réseau ou Mercurius. Par exemple, le numéro d'entreprise a été altéré dans Odoo depuis la validation de disponibilité du contact via le réseau (cfr statut de validité sur la fiche contact).
- Skipped : blocage par le destinataire.
Dans les 2 cas, un réenvoi manuel est nécessaire.
⚠️ Dans Odoo 18, il n'y a (pas encore) d'avertissement en cas d'erreur. Il est donc important de jeter un oeil à ces statuts le lendemain d'un envoi, en regroupant les factures par Statut PEPPOL. Puis de procéder à la correction et de renvoyer la facture.
⚠️ Odoo n'empêche pas de renvoyer plusieurs fois la même facture via PEPPOL sans avertissement. Soyez vigilants à ne procéder à l'envoi que pour des factures marquées comme non envoyées. La plupart des logiciels comptables bloquent la réception de doublons PEPPOL mais ce n'est pas systématique. Cette possibilité a certaines utilités: renvoyer si le client a supprimé la facture réceptionnée par mégarde, demande d'une correction rapide, etc.
⚠️ Cas particuliers
- Besoin de corriger la facture → émettre une note de crédit.
Pour les envois en masse, il est possible de stopper l'envoi depuis la facture, et de corriger avant un renvoi. Il y a un bouton CANCEL PEPPOL qui apprait dans la vue formulaire. - Pièces jointes → préférer les liens dans le corps de la facture ou dans les conditions générales.
Par exemple: Veuillez consultez nos feuilles de temps (travail en régie) depuis le portail client. - Clients étrangers → Il est possible d'utiliser le réseau Peppol pour envoyer vos factures à l'étranger via le même fonctionnement.
4. Comment traiter les factures entrantes des fournisseurs?
📥 Démarrage
Si certains fournisseurs proposent d'activer l'envoi Peppol, faites-le dès maintenant! Ou demandez à quelques uns de vos principaux fournisseurs s'ils peuvent déjà le faire.
Cela permet de tester le processus et d'adapter la gestion interne.
Les factures entrantes sont importées toutes les 4 heures dans Odoo. Elles arrivent à l'état brouillon, si l'auto-postage n'est pas activé sur le fournisseur.
✅ Bonnes pratiques
- Vérifiez les doublons, montants et codes de taxe avant postage. Odoo ne bloque pas la multiple réception de la même facture mais avertit via un bandeau dans le formulaire de facture. Il peut également y avoir des différences de montant entre le fichier xml et la transcription des lignes (ex. dans le cas d'un choix de taux de tva erroné par le système).
- Évitez l’auto-postage. Une vérification est toujours préférable, surtout au début. Odoo pouvant auto-poster des doublons notamment.
- Vérifiez l’imputation comptable dans le grand livre, plutôt qu'au postage de la facture.
- Appliquez des valeurs analytiques en masse plutôt que de le faire au postage de la facture:
- par défaut: Comptabilité > Configuration > Modèles de distribution analytique
- par gestion en masse: Comptabilité > Comptabilité > Écritures comptables.
5. Comment gérer la réception et l'approbation des factures entrantes?
- Odoo 16, 17 et 18: La réception se fait uniquement depuis le module de comptabilité. Pour faire approuver des dépenses avant d'effectuer le paiement, il est préconisé d'utiliser des activités à assigner aux responsables de départements. Pour les plus gros volumes de données, il est possible d'automatiser cette assignation via la fonctionnalité de validation sur les boutons avec Odoo Studio.
- Odoo 19: la possibilité de recevoir les factures entrantes depuis le module Documents au préalable du traitement comptable a été rendue compatible avec Peppol. Ce module permet de configurer des flux de gestion documentaire, et donc d'approbation, de manière tout-à-fait standard en utilisant des rôles attribués à des utilisateurs.
Odoo 19 permet également d'être notifié par email à la réception d'une nouvelle facture dans le facturier (depuis la config du Journal), ce qui est pratique quand on est pas connecté en permanence dans Odoo. Dans les versions précédentes on peut configurer un mécanisme similaire via l'appli Documents et les automatisations:
- activer l'option Comptabilité dans les paramètres de l'appli Documents, afin de voir les factures entrantes dans Documents,
- configurer une aumatiser dans le répertoire utilisé, afin d'envoyer un email.
En bref
- ✅ Démarrez dès maintenant : informez vos clients et commencez à envoyer via le réseau.
- 🔎 Vérifiez toujours les statuts et accusés de réception.
- 🧾 Corrigez via note de crédit si erreur.
- 📎 Utilisez des liens à la place des pièces jointes.
- 🙆♀️ Adaptez vos processus de réception des factures entrantes (approbations et notifications).