CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Les présentes conditions générales s’inscrivent dans une démarche de collaboration, de transparence et de résolution amiable des différends, conforme aux valeurs coopératives portées par le collectif inoïa.

1. Le client renonce expressément à ses propres conditions générales standards, même si celles-ci ont été établies postérieurement aux présentes conditions générales de vente standards. Pour être valable, toute dérogation doit être expressément convenue au préalable par écrit.
2. En cas de non-paiement à l’échéance, des intérêts de retard seront dus de plein droit, conformément à la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu’une indemnité forfaitaire minimale de 40 €, sans préjudice du droit de réclamer une indemnisation complémentaire. 
3. Si un paiement est toujours dû plus de soixante (60) jours après la date d'échéance, le collectif inoïa se réserve le droit de faire appel aux services d'une société de recouvrement de créances. Tous les frais juridiques seront à la charge du client.
4. Certains pays appliquent une retenue à la source sur le montant des factures, conformément à leur législation. Toute retenue à la source sera versée par le client à l'administration fiscale. En aucun cas le collectif inoïa ne peut être impliqué dans les coûts liés à la législation d'un pays. Le montant de la facture sera donc dû au collectif inoïa dans son intégralité et ne comprend pas les frais liés à la législation du pays dans lequel se trouve le client.
5. Le collectif inoïa s'engage à faire de son mieux pour fournir des services performants en temps voulu, conformément aux délais convenus. Toutefois, aucune de ses obligations ne peut être considérée comme une obligation de résultat. Le collectif inoïa ne peut en aucun cas être tenu par le client d'apparaître comme une tierce partie dans le cadre d'une demande de "dommages et intérêts" introduite contre le client par un consommateur final.
6. Pour être recevable, le collectif inoïa doit être notifiée de toute réclamation par lettre recommandée avec accusé de réception à son siège social dans les 15 jours calendaires suivant la prestation des services.
7. Toutes les relations contractuelles sont exclusivement régies par le droit belge.

CONDITIONS GENERALES

1. Champ d’application.

Toutes les activités et les relations contractuelles du collectif inoïa sont régies par les conditions générales décrites ci-dessous. Le cadre contractuel entre le collectif inoïa et ses clients est déterminé par les présentes conditions générales, un éventuel contrat et les offres s’y rapportant. La dérogation aux règles dictées par le présent document n’est uniquement possible que par la constitution écrite d’un contrat ou d’une offre acceptée sans réserve ou contresignée par le collectif inoïa. Pour toutes les matières qui ne sont pas abordées par le contrat et/ou les offres, ces présentes conditions générales continuent à s’appliquer.
Si le client possède également des conditions générales, ce sont les présentes conditions générales qu’il conviendra de faire primer.

2. Relation contractuelle

Le collectif inoïa est une société coopérative de droit belge dont le siège social est situé à Rue ernest solvay 49, 6210 Les Bons Villers, inscrite à la BCE sous le numéro BE1007028462

3. Confidentialité.

Chaque partie prend toutes les précautions nécessaires afin que les données fournies par l’autre partie dans le cadre du contrat les liant ne soient pas divulguées à des tiers non autorisés.
Chaque partie s’engage à ne pas divulguer les informations confidentielles de l’autre. Cette confidentialité s’étend notamment sur les procédures de travail mises en place. Cette confidentialité ne trouve pas à s’appliquer pour des données ayant un caractère public ou ayant déjà fait l’objet de publication par les parties.

4. Protection des données à caractère personnel (RGPD)

Dans le cadre de l’exécution de ses prestations, le collectif inoïa peut être amené à traiter des données à caractère personnel pour le compte du client, notamment via les outils informatiques, logiciels et plateformes mis en œuvre, dont Odoo.

Le client agit en qualité de responsable du traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et le collectif inoïa agit exclusivement en qualité de sous-traitant, sauf stipulation contraire expresse.

Le client demeure seul responsable de la licéité des données traitées, de l’information des personnes concernées et du respect de ses obligations légales.

Un accord de traitement des données (« Data Processing Agreement » ou DPA) pourra être conclu à la première demande du client ou lorsque la réglementation l’exige.

5. L’offre.

Les offres envoyées n’engagent pas de plein droit Le collectif inoïa, il faut que l’acceptation du client soit remise au collectif inoïa sans changement et sans réserve. Si une réserve est émise, ou si un changement est demandé par le client, quant à une offre envoyée par le collectif inoïa, celle-ci ne liera le collectif inoïa qu’une fois contresignée et renvoyée au client.

Les estimations ne sont pas un engagement sur le coût final de la mission, le collectif inoïa facture les prestations en fonction des heures effectivement prestées. En fonction des sujets abordés et de leur complexité, le montant final peut donc être revu à la baisse ou à la hausse en fonction du niveau d’implication l’équipe projet interne, de la précision des besoins exprimés par celle-ci et des éventuels problèmes non identifiés lors de l’audit.

Le planning ne peut être défini qu'après la réception par le collectif inoïa de l’acceptation du devis par le client sans changement et sans réserve.

6. Paiement et frais supplémentaires.

Tous les prix convenus avec le collectif inoïa s’entendent hors TVA.

S’il est demandé au collectif inoïa d’effectuer des missions qui n’étaient pas visées par le contrat ou les offres liant les deux parties, un avenant explicitant l’étendue de la mission ou des missions supplémentaires et le prix y correspondant devra être rédigé et signé par les deux parties.

Sauf convention contraire, avant le début d’une mission, un acompte de 50% du budget estimé pour le premier poste, devra être versé sur le compte communiqué par le collectif inoïa. Le collectif inoïa se réserve le droit de postposer le début de ses prestations jusqu’au paiement complet de cet acompte.

Le collectif inoïa se réserve le droit d’adapter les prix convenus dans un contrat si un changement d’une convention (collective, d’entreprise, sectorielle ou nationale) ou de la législation impacte les salaires et/ou les charges patronales du collectif inoïa. Cette adaptation est indépendante de l’indexation prévue à l’article 6 des présentes conditions générales.

7. Indexation.

Les prix convenus entre les parties sont liés à l’indice des prix à la consommation – indice “Services” publié par Statbel (Belgique).

Les prix pourront être indexés annuellement au 1er janvier de chaque année.

L’indexation sera calculée selon la formule suivante :

Prix indexé = Prix de base × (nouvel indice / indice de base)

Cette indexation s’applique automatiquement, sans nécessité de notification préalable ou de modification contractuelle.

En cas de suppression ou de modification de l’indice de référence, les parties conviendront de bonne foi d’un indice de remplacement équivalent.

8. Défaut de paiement.

Le collectif inoïa se réserve le droit de refuser d’accomplir ses engagements envers un client qui n’aurait pas réglé, totalement ou partiellement, une facture ou avec lequel un litige sur une facture est en cours, et ce, sans indemnités.
Le collectif inoïa se réserve également le droit de résilier la relation contractuelle avec un client si celui-ci éprouve des retards de paiements récurrents, et ce, sans indemnités.
En cas de faillite, de décès, d’incapacité notoire ou de liquidation, le contrat peut être résilié de plein droit par le collectif inoïa, sans possibilité d’indemnisation pour le client.
Dans les cas décrits ci-dessus ainsi que dans le cas du client n’ayant pas réglé l’acompte tel que décrit à l'article 5 des présentes conditions, le client ne pourra se prévaloir de la non-exécution des obligations incombant au collectif inoïa pour demander une quelconque indemnisation.

9. Sous-traitance

Le collectif inoïa se réserve le droit de faire intervenir un sous-traitant pour accomplir ses engagements envers le client. Toutefois, le collectif inoïa, s’engage à ce que le tiers en question respecte toutes les obligations auxquelles le collectif inoïa s’engage au travers de sa relation avec le client. Si le collectif inoïa estime devoir faire appel à un sous-traitant, le client sera prévenu par courriel et aura 7 jours ouvrables pour marquer son désaccord. En absence de réponse exprimant le désaccord du client endéans le délai de 7 jours, il sera considéré qu’il acquiesce à l’intervention du sous-traitant et celle-ci pourra avoir lieu.

10. Prestations IT – Odoo et logiciels tiers

Le collectif inoïa intervient en qualité de prestataire de services IT et partenaire intégrateur Odoo.

Sauf stipulation contraire expresse, les prestations portent exclusivement sur la configuration, l’adaptation, l’intégration et l’accompagnement à l’utilisation de solutions logicielles existantes, notamment Odoo et ses modules standards ou tiers.

Le collectif inoïa ne garantit en aucun cas :
– la pérennité des logiciels tiers,
– la compatibilité future avec des versions ultérieures d’Odoo,
– la correction de bugs relevant de l’éditeur ou de modules développés par des tiers.

Toute intervention sur des développements spécifiques, modules tiers ou personnalisations existantes est réalisée sur base d’une obligation de moyens.

11. Changement dans la mission

Lorsqu’il y a un changement dans les missions confiées au collectif inoïa, ou, lorsque la charge de travail des missions confiées à elle devient plus importante que ce qui avait pu être raisonnablement convenu lors de la conclusion du contrat, le collectif inoïa se réserve le droit de refuser le changement, et le cas échéant, de résilier le contrat. Le client ne pourra alors demander une quelconque indemnisation au collectif inoïa.

Quant à une offre envoyée par le collectif inoïa à la suite d’un changement demandé par le client, celle-ci ne liera le collectif inoïa qu’une fois contresignée et renvoyée au client.

Si un client désire reconduire un contrat à durée déterminée le liant au le collectif inoïa, il doit prévenir celui-ci quatre mois avant l’échéance du contrat. Si la durée du contrat est de plus d’un an ou a une durée indéterminée, le collectif inoïa doit être prévenu six mois avant la fin du contrat initial. le collectif inoïa se réserve le droit de ne pas reconduire un contrat, sans motif et sans qu’aucune indemnité puisse lui être réclamée.

12. Réclamation

Lorsqu’un manquement grave pouvant affecter la collaboration des parties est constaté par une des parties, celui-ci le signalera par un écrit circonstancié à l’autre partie dans les 15 jours de la constatation dudit manquement. Cette constatation pourra se faire par courrier au siège social de la partie concernée ou par voie de courriel.
Une réunion sera proposée par la partie concernée dans les 10 jours ouvrables de la réception de l’écrit constatant le manquement afin de discuter dudit manquement, et le cas échéant, de la manière d’y remédier. Le client ne pourra se prévaloir dans le futur d’un manquement dont il n’a pas signalé la constatation de la manière telle que précédemment décrite.

13. Résiliation

Si le contrat a une durée indéterminée, chacune des parties peut résilier le contrat moyennant un préavis de six mois.
Si le client désire mettre fin au contrat à durée déterminée le liant au collectif inoïa avant la date de fin prévue dans le contrat, il sera tenu de payer une indemnité équivalent au montant des 6 premiers mois de facturation qui lui ont été envoyée par le collectif inoïa. Si aucune facture ne lui a encore été envoyée, le montant s’élève à deux fois le montant de l’acompte tel que décrit au point 6 des présentes conditions.
La résiliation se fait par envoi d’un écrit, exprimant sans ambiguïté la volonté de résilier le contrat, par recommandé au siège social du collectif inoïa.

14. Responsabilité.

De manière générale, le collectif inoïa s’engage à une obligation de moyen. le collectif inoïa s’engage donc à mobiliser tous les moyens dont il dispose pour réaliser ses missions.

Sauf stipulation contraire expresse dans un contrat ou un SLA, aucune garantie de disponibilité, de temps de réponse ou de délai d’intervention n’est fournie.

Si un contrat a été conclu, il peut cependant être expressément convenu qu’une ou plusieurs missions, à préciser, engagent le collectif inoïa à des obligations de résultat. Cela devra être précisé avec la création d’un « Service Level Agreement ».

Les conseils fournis par le collectif inoïa se font sur base des données qui lui ont été fournies. inoïa décline toute responsabilité en cas de dommages occasionnés par des conseils qui ont été donnés sur base de données non à jour, erronées ou incomplètes. En aucun cas, le collectif inoïa , ne dispose d’un pouvoir de décision et n’émet qu’une opinion. Le pouvoir de décision appartient toujours au client, dès lors, le collectif inoïa ne pourra jamais être tenu responsable des conséquences dommageables d’une décision.

Le collectif inoïa ne pourra être tenu responsable de la non-exécution des obligations lui incombant si celle-ci résulte de la carence du système informatique, de la communication ou de la collaboration du client. Il est entendu par carence du système informatique, un système qui ne permet pas l’accès ou le traitement des données y contenues, ou encore contenant des données erronées ou non à jour.

En toute hypothèse, la responsabilité contractuelle et extracontractuelle du collectif inoïa est strictement limitée au montant total hors TVA effectivement payé par le client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage. 

Sauf disposition impérative contraire du RGPD, les limitations de responsabilité prévues ci-dessus s’appliquent également aux traitements de données à caractère personnel.

Le collectif inoïa ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages indirects, tels que notamment perte de chiffre d’affaires, perte de clientèle, perte de données, perte d’exploitation ou préjudice commercial.

15. Obligation du client.

Le client s’engage à mettre à disposition du collectif inoïa un environnement de travail adapté à l’exercice des missions lui incombant.

16. Force majeure

En cas d’inexécution totale ou partielle d’obligation résultant d’un cas de force majeure, le collectif inoïa, ne pourra être tenu d’éventuels dommages. Par cas de force majeure, il est entendu, de manière non exhaustive, une guerre, une grève, une catastrophe naturelle ou tout autre événement indépendant de la volonté du collectif inoïa empêchant la réalisation par celui-ci des obligations lui incombant.

17. Propriété et droits d’auteurs

Le client est et demeure propriétaire de l’ensemble des données, contenus et informations qu’il met à disposition du collectif inoïa dans le cadre des missions qui lui sont confiées.

Les logiciels standards, frameworks, outils, bibliothèques, méthodologies, modèles, scripts, composants techniques et savoir-faire développés ou utilisés par le collectif inoïa indépendamment de la mission (« outils génériques ») demeurent la propriété exclusive du collectif inoïa, même lorsqu’ils sont utilisés, adaptés ou intégrés dans le cadre de la mission.

Sauf stipulation contraire expresse, le client bénéficie d’un droit d’utilisation non exclusif, non cessible et sans limitation de durée sur les paramétrages, configurations, documentations et livrables réalisés spécifiquement pour ses besoins dans le cadre de la mission, pour ses besoins propres et internes.

Lorsque les prestations portent sur l’intégration, la configuration ou l’adaptation de logiciels tiers, notamment Odoo et ses modules standards ou tiers, les droits d’utilisation sont régis par les conditions de licence propres à ces logiciels, que le client déclare connaître et accepter.

En aucun cas, le collectif inoïa ne procèdera au retrait, à la désactivation ou à la suppression des paramétrages spécifiques du client, sauf en cas de non-respect grave et persistant des obligations contractuelles par le client, et après mise en demeure restée sans effet pendant un délai raisonnable.

À l’issue de la relation contractuelle, le collectif inoïa s’engage, sur demande du client, à restituer les données appartenant à celui-ci dans un format exploitable, sous réserve du paiement intégral des sommes dues.

18. Non-renonciation et nullité

La non-application d’un article ou d’une partie d’article des présentes conditions générales, même de façon récurrente, ne signifie en aucun cas une renonciation d’application de celui-ci par le collectif inoïa . Tout au plus ne peut-on y voir qu’une simple tolérance dont le client ne peut se prévaloir en cas de litige.

Dans le cas où un ou plusieurs articles, ou, une ou plusieurs parties d’article des présentes conditions générales viennent à être annulées ou réputées non-écrites, tous les autres continueront à s’appliquer.

19. Que se passe-t-il en cas de désaccord ?

Dans le cours de notre relation, il est possible que nous ayons l’impression de ne plus nous comprendre ou de ne plus être d’accord. Nous considérons cela comme un élément normal de toute relation.

Il arrive aussi que les circonstances changent, dans un sens ou dans l’autre, et que les termes de notre accord doivent être modifiés.

Nous nous engageons à adapter notre collaboration et à régler nos différends dans le respect des principes et valeurs que nous avons définis au début de ce document.

Nous renonçons expressément à saisir les tribunaux tant que nous n’avons pas tenté de mettre en œuvre les processus décrits ci-dessous. En conséquence, l’action introduite par l’une des parties sans avoir tenté ces étapes préalables ne serait pas recevable.

19.1. Première démarche

Si l’un(e) de nous perçoit des difficultés dans notre relation, il/elle en fait part dès que possible à l’autre soit à l’occasion d’un rendez-vous, d’un entretien téléphonique ou par l’envoi d’un mail et nous fixons une réunion au plus tard dans les 15 jours pour en discuter.

En vue de s’adapter aux changements rencontrés et de dépasser nos désaccords, nous nous fondons sur les valeurs indiquées dans la présente convention.

19.2. Deuxième démarche : médiation

Si nous ne parvenons pas à adapter notre collaboration, nous faisons appel à un tiers pour nous y aider. 

Nous choisissons un médiateur de commun accord.

Nous nous engageons à participer à un minimum à trois séances de médiation, sauf si un accord est conclu plus tôt.

19.3. Troisième démarche : droit collaboratif

Si nous ne parvenons pas à un accord dans le cadre de la médiation, chacun(e) d’entre nous sollicitera un avocat en droit collaboratif pour entamer un processus de ce type en vue de rechercher une solution amiable.

19.4. Quatrième démarche : arbitrage

Si aucun des processus visés ci-dessus ne nous permet de dégager un accord, nous nous engagerons dans une procédure d’arbitrage.

L’arbitre sera choisi par l’autorité de nomination du CEPANI dont nous acceptons de respecter les règles (www.cepani.be).

Les parties reconnaissent que la procédure d’arbitrage exclut le recours aux juridictions étatiques, sauf pour l’exécution de la sentence arbitrale.

Conditions générales de vente – Version 1.1 - Entrée en vigueur : 1er janvier 2025